台鐵誤點 與 危機管理

誤點41分鐘的台鐵是甚麼感覺?大概與我前陣子的工作中危機是相同的。

二個月前我主管的作業流程大幅落後進度,主因是前線突然爆大量,造成協力廠商來不及作業。雖然我的主要職責為支援前線,但整體產能的布建有部份不在我的控制所以相當無奈。事後諸葛,這次的經驗能給我的教訓很多,其中重點主要是危機管理的三步驟:

1. 即刻拆解並減少報告層級:
此第一步是最困難的,因為從利害關係人(前台)到我的廠商之間,至少還有三層主管與部門必須層層上報;所以在訊息的傳遞下,很容易造成數字被粉飾與隱藏,造成越往上級,事態嚴重性逐漸變輕微。好在我的主管鼓勵授權,讓我能以最真實的狀況呈現。

2. 與下游(客戶)確立最低容忍範圍、但以高標準要求上游(供應商):
在訊息可以快速流通之後,下一步則是確定客戶的最低容忍範圍,並且作壓力分析,確立我們因應這樣的低標最少需要部署多少資源。然而對於供應商則必須保持高標準的要求,使得廠商有危機意識並維持壓力下的產能。

3. 加倍報告頻率以即時發現落後跡象:
在必須維持產能的壓力下,仍要加倍檢視生產進度的頻率;並隨時換算理想產能。即使是落後可能會因為下一刻補回而兩兩抵銷,仍需要即時告訴各個利害關係人,知道危機有露頭的可能。

總之,危機管理不是一昧的要求與緊張或發脾氣,而是必須積極面對危機,並加強資訊管理與流通的頻率與力度!